Jaostojen ohjesäännöt
Yleisiä määräyksiä
Helsingin Seudun Kennelpiiri ry (= Piiri) voi toimintansa tehostamiseksi perustaa jaostoja roturyhmän tai harrastusalan mukaan.
Jaostot toimivat Piirin hallituksen ja kennelkentän välisenä yhteyselimenä ja koordinaattorina.
Jaostot ovat epäitsenäisiä toimintayksiköitä. Ne noudattavat Piirin sääntöjä ja toimivat kiinteässä yhteistyössä Piirin hallituksen kanssa ja pitävät tarvittaessa yhteyttä Piirin jäsenjärjestöihin ja lähikennelpiirien vastaaviin jaostoihin.
Jaostoon valitaan tarpeellinen määrä jäseniä siten, että kokoonkutsuja neuvottelee Piirin jäsenjärjestöjen kanssa, jotka edustavat jaostojen toimintaa. Kokoonkutsuja esittää toimihenkilöluettelonsa Piirin hallituksen hyväksyttäväksi.
Jaoston toimikausi on kaksi (2) vuotta. Jaosto valitsee keskuudestaan puheenjohtajan, jonka Piirin hallitus vahvistaa. Jaosto voi nimetä sihteerin ja muut toimihenkilöt. Toimikauden aikana voidaan jaostoa täydentää jäljellä olevaksi toimikaudeksi uusilla jäsenillä eroavien tilalle.
Hallinnollisia määräyksiä
Jaosto noudattaa tämän ohjesäännön määräyksiä ja toimii Piirin hallituksen antamien ohjeiden ja määräysten mukaisesti.
Kaikkien tässä ohjesäännössä tarkoitettujen henkilöiden tulee hoitaa tehtävänsä huolellisesti sekä huolehtia siitä, että jaoston omaisuutta hoidetaan luotettavalla ja tarkoituksenmukaisella tavalla.
Jaoston kokouksista on pidettävä pöytäkirjaa, jonka allekirjoittavat puheenjohtaja ja sihteeri. Pöytäkirjat ja niiden pykälät on numeroitava juoksevasti. Pöytäkirjat tulee säilyttää luotettavalla tavalla. Kopio pöytäkirjasta toimitetaan Piirin hallitukselle kahden viikon kuluessa kokouksesta.
Ulkopuolisille tahoille lähetettävät anomukset ymv. on aina ensin lähetettävä Piirin hallitukselle.
Toimintasuunnittelu
Toimintaansa varten jaostot laativat vuosittain hyvissä ajoin seuraavalle vuodelle toimintasuunnitelman ja mikäli toiminnan laatu ja laajuus edellyttävät, niin toiseksi vuodeksi voi laatia sopivan runkosuunnitelman. Piirin hallitus vahvistaa toimintasuunnitelman ja runkosuunnitelman.
Toimintasuunnitelma on toimitettava Piirin hallitukselle lokakuun aikana.
Toimintasuunnitelma sisältää pääsuuntaviivat jaoston toiminnasta:
-Erityisen tärkeää on Piirin alueella tapahtuvan kenneltyön seuraaminen, ylläpitäminen ja aktivoiminen.
-Jaosto voi saada järjestettäväkseen tai olla osavastuussa Piirille määrätyistä näyttelyistä tai kokeista.
-Jaosto järjestää tiedotus-, koulutus-, ym. tilaisuuksia kennelharrastuksen lisäämiseksi ja vahvistamiseksi Piirin alueella.
-Jaosto tekee omalta osaltaan Piirin hallitukselle ehdotuksia kenneltyön tehostamiseksi Piirin alueella.
Jaoston vastuulla olevan tapahtuman järjestämisestä esim. koulutustilaisuudesta ja kokeesta on toimitettava normaali anomus Piirin hallitukselle kulloisenkin määräajan mukaan.
Toimintavuoden päättyessä jaosto laatii toimintakertomuksen, joka on jätettävä Piirin hallitukselle tammikuun loppuun mennessä.
Talous
Jaoston on laadittava vuosittain taloudenhoidon suunnitelma. Toimintasuunnitelman yhteydessä esitetään seuraavaa vuotta koskeva talousarvio, mikä on osa toimintasuunnitelmaa sisältäen mm. talousarviota koskevat perustelut.
Talousarvio on toimitettava Piirin hallitukselle lokakuun aikana yhdessä toimintasuunnitelman kanssa.
Erillisten tärkeiden toimenpiteiden menot, mikäli niitä ei ole sisällytetty vahvistettuun talousarvioon, anotaan hyväksyttäväksi Piirin hallitukselle osoitetulla perustellulla anomuksella. Erityismäärärahat (jonkin tapahtuman järjestämiseksi) on tilitettävä välittömästi tapahtuman jälkeen.
Jaoston aloittaessa toimintansa Piirin hallitus myöntää toiminta-avustuksena vuosittain erikseen päättämänsä summan.
Jaosto päättää pankkitilin tai postisiirtotilin avaamisesta ja lopettamisesta sekä nimeää tilin käyttäjät. Piirin rahastonhoitaja on oikeutettava myös tilin käyttäjäksi. Valtuutus sekä sitä koskevat muutokset on kirjattava jaoston kokouksen pöytäkirjaan.
Kirjanpito
Jaoston kirjanpito tulee järjestää siten, että se selkeästi kuvaa jaoston toiminnan laatua ja laajuutta sekä yhteyden talousarvioon. Jaoston tilikausi on sama kuin Piirin tilikausi.
Tilikirjana käytetään kassapäiväkirjaa tai -vihkoa.
Tilitapahtumat on kirjattava säännöllisesti aikajärjestyksessä ja hoidettava huolellisesti. Kirjausten tulee perustua juoksevasti numeroituihin alkuperäisiin tositteisiin.
Tilinpäätös
Jaoston tulee laatia kultakin tilikaudelta tilinpäätös käsittäen tuloslaskelman ja taseen sekä toimintakertomuksen. Kustakin taseen erästä tulee laatia yksityiskohtainen erittely, tarvittaessa myös vastaavasti tuloslaskelman eristä.
Tilinpäätös tulee päivätä allekirjoituspäivänä, joka on sen kokouksen päivämäärä, jolloin se esitettiin kokouskäsittelyssä. Sen allekirjoittaa jaoston päätösvaltainen kokous.
Tilinpäätös ja kirjanpitoaineisto toimitetaan Piirin rahastonhoitajalle tammikuun loppuun mennessä.
Piirin hallitus luovuttaa oman aineistonsa yhteydessä myös jaostojen tilinpäätökset Piirin tilintarkastajille. Jaostoilla on velvollisuus antaa sellaisia selvityksiä, joita tilintarkastajat tehtävässään pyytävät.
Erityisiä määräyksiä
Tätä ohjesääntöä noudatetaan tammikuun 1. päivästä 1993 alkaen.
Tämä ohjesääntö on hyväksytty Helsingin Seudun Kennelpiiri ry:n hallituksen kokouksessa marraskuun 17. päivänä 1992. Tällä ohjesäännöllä kumotaan 13. päivänä marraskuuta 1984 hyväksytty jaostojen ohjesääntö myöhemmin tehtyine muutoksineen.
